羅萊人有三快：說得快、吃得快、走得快。在公司經(jīng)常能看到一路小跑的員工。為什么有這么多的快，一個字“忙”。但有時，我們卻從這“三快”中看到忙亂多了一分，從容少了一點。
我認為工作要用巧力，要懂得四兩撥千斤的道理，不能一聽到命令就低頭猛跑，方向錯了還不知道；自己累得直喘還不解決問題，很多人說：“我沒有功勞也有苦勞”這是一種自我開脫，沒功勞就別談什么苦勞。這幾個月，我們商務部鼓勵員工想辦法，如何提高效率、提高工作質量、減少費用，結果想出很多，也總結了幾條方法與大家分享，但愿有用，大伙07年工作時也能輕松點。

     建議大家決定大干一場前，不妨先問自己五個問題：
      一、    為什么要做；
     也就是說：可以不做嗎？能不做就盡量不做。
     這個“不做”是在不影響結果前提下的簡化，絕不是讓大家偷懶。
     德國企業(yè)有一個要求“文件總結只需要精華，多一個字都不要！”如果看到有人的匯報特別厚，會問：“你有這么多的精華嗎，是因為你是天才呢，還是因為你總結能力不夠？”一句話就讓長篇大論者無地自容。羅萊也有一頁紙報告的要求，但仍經(jīng)常可見超過70頁的PPT，十頁以上的報告……其實對方也只是在厚厚的報告看幾個數(shù)據(jù)而已。
信息部原來是三個人，后來有一位調到了其他部門，預測經(jīng)理何廣做的不是馬上申請加人，而是先簡化工作，他先將那些不被關注的報表簡化，過時的取消，只保留必需的和重要的，結果到現(xiàn)在也沒再增加人手，工作也沒有受到影響。

     二、為什么要這樣做；
     要勇于挑戰(zhàn)老的習慣與做法
     前幾個月總有客戶投訴，說訂單部的傳真機經(jīng)常長時間傳不進。我們加到三臺還是不能解決，以前的做法就是這樣，不夠了就加設備，來不及就想到加人。后來訂單經(jīng)理夏晶晶想了一個辦法沒有再加傳真機，徹底的解決了這個難題。她們是這樣做的：在三臺傳真機前加了一個設置，這樣不管三個號中的任意一個遇忙就自動分配到其他空閑的傳真機上，這樣一來幾臺機器的使用效率大大提升了，問題自然解決了。

     三、為什么不能那樣做；
     06年比05年的發(fā)貨額整整多了1億8千萬，最高單日發(fā)貨紀錄也由400萬改寫到500萬，而物流部沒有增加一人就完成了這個挑戰(zhàn)，物流與生產(chǎn)一樣，每一件出貨都必需經(jīng)手而出，困難可想而知，除了更多的付出之外沒有效能的提升是不行的。
     物流倉庫的差錯率一直令人很頭痛，以前想了很多辦法仍然不能很好的解決。后來物流部倉管組長郭曉榮給大家提了個醒，他的辦法是：先找到容易錯和少的品種，找出差錯產(chǎn)生的原因，再集中起來專人管理，工作重點找到了效率自然得到提高，目前這個方法正在其他倉庫試驗與推廣中。
物流部有三個倉庫，分別存放芯類、套件、小件，這么多年一直是這樣布局，也沒覺得什么不對，后來分析了出庫的構成，發(fā)現(xiàn)近一半的出貨是促銷品，而這三類品種中都有促銷品，也就是說每配全一家的促銷要貨，幾乎要跑遍三個倉庫，這已影響到整個集團的發(fā)貨效率。于是馬上決定對倉庫進行調整，將所有促銷品，不分類別集中到一個庫里。
有人認為在旺季調倉庫是忙上加忙，這么多年了一直這樣不也挺好，并不太贊成。物流部經(jīng)理范萍萍認真分析了這個意見，一改野蠻對調的做法，而是先用一周時間進行過渡。先規(guī)劃好要調的品種與位置，但沒有馬上開始搬，而是當客戶要貨時優(yōu)先將這些本來要調出的貨發(fā)出去，新入庫的產(chǎn)品則直接入庫到要搬遷的倉庫中去，這樣一來，幾天后貨自己“流”到了要調的位置，搬運工作量減少了很多，最后再集中對調。回想起來當時發(fā)貨的壓力是很大的，的確有點忙亂，還出了點小差錯，但物流的同事們克服困難出色完成了任務——目前促銷品的發(fā)貨速度與準確度已得到明顯改善。

       四、還可以怎么做。
        就是別在一棵樹上吊死，多想幾個辦法也許可以事半功倍。
我們現(xiàn)在用的分銷系統(tǒng)里有一個關于訂單打印的缺陷——以前系統(tǒng)默認的是全頁打印，如果訂單內容只有一行也會嘎吱吱的打上一整頁的空表格，很慢，（因為是要打多聯(lián)，只能用針式打印機）影響了出單的速度，加了三臺打印機仍來不及。以前問過軟件公司，如要自動依據(jù)實際行數(shù)來打印，需修改整個系統(tǒng)架構，工程浩大，要半年。我們沒有馬上開工，而是反問自己，還可以怎么做。最后在眾多方案中選出一個方案，就是在訂單上加再一個半頁打印的按鈕，如果是滿頁的就按以前的按鈕，如果內容少于半頁就按這個鈕，系統(tǒng)就只打半頁，再將現(xiàn)在的幾臺打印機聯(lián)網(wǎng)，自動分配工作量，預計只需用幾天就能解決原本要半年才能做到的事。

     五、什么時候做
     就是要選擇好切入的時機，選好了事半功倍，錯過了事倍功半。
     06年初，公司以前用的老分銷系統(tǒng)因為種種的原因需要更換，從3月份到12月份短短十個月內，IT組完成了新系統(tǒng)的定制、新舊系統(tǒng)的切換、全國客戶推介，并完成了近十場180人次的培訓，最終完成了200個客戶端的上線。這些工作量在很多企業(yè)是由一個十幾人的團隊，至少兩至三年的時間才能完成，而我們的IT組4個人只用十個月便做到了，選擇好切入的時機是他們其中的一個秘決。
     第一個時機：系統(tǒng)切換
     新舊切換那一刻具有很大風險。因為我們每天的訂單量都很大，稍偏差就會對公司的日常工作與財務數(shù)據(jù)帶來災難性的損失，按當時行規(guī)，保險的做法是兩套系統(tǒng)同時運行一周以上，等數(shù)據(jù)安全，新系統(tǒng)穩(wěn)定后再切換過來，很多大企業(yè)都選擇了這種做法。但經(jīng)過分析，這樣做操作人員的工作量會上升一倍，很浪費時間。我們IT主管葉運奎在切換時機上做足了文章，輕松解決了這個問題。我們將這個時機定在了五月一號，由于休假期間，公司業(yè)務量驟減，不用擔心切換系統(tǒng)帶來的損失，因此選擇此時切換可以很好地為企業(yè)規(guī)避風險。決定一經(jīng)提出，馬上組織了精兵強將在五一期間放棄休假，順利完成了系統(tǒng)切換。而利用長假的這段緩沖期，系統(tǒng)還有效進行了調整與磨合，為日后的應用做了鋪墊。
     第二個時機：系統(tǒng)推廣
     新的系統(tǒng)最終還是需要讓加盟商接受，而如何宣傳并說服加盟商上線對于羅萊是一個大難題。最初的計劃是在全國做大的巡回推介會，要一個多月不說還要花費巨大的人力物力，就這個時候機遇來了——羅萊的一年一度的訂貨會就在眼前。
     這是一個加盟商齊聚一堂的盛會，我們借助這個機會進行推廣，神州數(shù)碼也派出專家進行講解和指導。加盟商看到煥然一新的現(xiàn)場演示：數(shù)據(jù)及時準確，還可以當場出訂單的新系統(tǒng)，馬上有了全面的認識。結果當場就有250多名客戶報名，表示愿意全力配合安裝。就這樣，一天便完成全國的推介。
這兩個時期的選擇讓我們避開了風險，提升效率，節(jié)約了費用。

     凡事都有可能，凡事都有更好辦法，越忙越是要冷靜的思考，謀定而后動。大動作前花幾個小時的思考，說不定能帶來幾天甚至幾個月的效率的提升。正所謂——磨刀不誤砍柴工，拉車跑前先看路！

信息來源:羅萊