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不要忽視你非常寶貴的資源——時間

 2013-6-14
創業者,你忙瞎了嗎?你忙的有條理嗎?
  
  做任何工作都要耗費時間,時間是必須具備的一個條件。可是,絕大多數人都將這獨一無二的、失去之后無法補償的、干任何事情都不可缺少的資源并不太當一回事。要說卓有成效的管理者與其他人有所不同的話,其最大的區別就在于他們對自己的時間十分愛惜。
  
  ——彼得·德魯克
  
  絕大多數企業管理者的工作都是從工作計劃開始的,每天的計劃、每周的計劃、每月的計劃?蛇@些計劃,只是他們的“理想”。德魯克認為卓有成效的管理者并不一開始就著手工作。他們往往會從時間安排上著手,而不是從計劃入手。他們首先要了解自己的時間到底是怎么使用的,然后再來重新安排自己的時間,削減那些花時間而又不產生價值的工作。最后,將自己可以支配的斷斷續續的時間匯合成大塊的時間單元。以下的三步是管理工作卓有成效的基礎:
  
  記錄時間
  
  管理時間
  
  統一安排時間
  
  時間的供應是沒有伸縮性的。不管需求有多么強烈,時間的供應就是這么多。它沒法用價格來進行調節。時間稍縱即逝,根本無法儲存。所以,時間才是最最短缺的資源。即使與資金、人力資源比起來,時間也是最短缺的,特別是企業管理者的時間。資金與人才都有變通的方法,可時間,是一點變通的余地都沒有。每個人一天只有實實在在的24個小時。
  
  時間真是太寶貴了,那“忙瞎”了的創業者們該如何有效地利用好、管理好時間呢?在企業的經營中,無形的東西通常最容易被忽視,所以,發揮你的想象,盡量將時間“有形化”是非常重要的,通過每月的財務報表管理者可以了解資金的使用情況及資金的效益;通過員工的工作成果——產品、服務……看到了員工的效益;那時間的效益是怎樣的?您了解嗎?了解的有多清楚?您做資金、人力的預算并追蹤進度情況,那時間呢?
  
  確定目標記錄你的時間使用情況
  
  你知道你的時間是怎么用掉的嗎?
  
  一位公司的董事長十分肯定地說,他的時間大體上可以分為三個部分:三分之一的時間花在公司高管身上;另外三分之一的時間花在重要客戶身上;最后的三分之是用在對外聯絡、社交上。后來用六個多星期的時間,對他的實際活動作了詳細的記錄,結果十分“意外”:在上述三個領域里,他幾乎都沒有花什么時間。他的時間大部分浪費在一些根本不需要他關注的雜務上了。
  
  所以,用好時間的第一步是:確定你的目標,即你的工作重點在哪里,比如上面提到的與高管溝通、與重要客戶交流…然后做出時間預算:第一件要花兩個小時,第二件事要花四個小時…做預算時要注意的是,你要清楚肯定會有意外事件發生,所以你要為這些意外預留些時間;此外,多個任務之間,也要留一些休息的時間。然后追蹤、記錄你的時間使用情況,大部分的管理者肯定會有很大偏差,那趕緊調整!不要總走在偏離目標的路上。
  
  關注時間的有效性
  
  要事第一不要總逃避困難
  
  要事第一,大部分人都知道,可是執行起來卻很難。即使24小時無休工作也做不完?那趕緊好好檢查下你的預算清單吧,哪些事情只是看起來很重要?哪些是可以讓別人替代你的?聚焦于你的目標(當然前提是目標是正確的),好好做做減法。
  
  此外,人總是有逃避困難的天性。在李笑來的《把時間當作朋友》中,他為我們描述了這樣一種現象:
  
  合理的時間安排應該是這樣的:簡單的部分要迅速做完,而后用節約出來的時間處理困難的部分。然而,很多人會在潛意識里回避困難,于是乎他們的時間安排是這樣的:幾乎全部時間都被用來處理簡單的部分,至于困難的部分,干脆“掩耳盜鈴”一般視而不見,暗地里希望困難會自動消失……
  
  如果不能控制這種逃避傾向,那么再多再巧的時間管理技巧都是無效的。
  
  管理精力而非時間
  
  要讓時間更高效,時間管理應該根據自己的精力進行安排和調整,周期性地補充精力,來平衡精力消耗。要對你的精力進行戰略性的規劃和使用,并把它當成一種習慣。人們的精力有4種來源:身體的、情感的、思想的和精神的,這4種精力資源需要在消耗和儲備之間取得平衡才能保證不會枯竭。恢復精力的主要因素有:控制飲食、多喝水、保證睡眠、早起早睡、定期鍛煉……進一步地,對員工也是如此,為了有效地給員工補充能量,組織的著眼點必須從“向員工索取更多”轉移到“為員工付出更多”,這樣,他們才會鼓足干勁,才能為每天的工作投入更多。
  
  這也說明,雖然時間寶貴,我們也要勞逸結合,不能總滿負荷地工作。
  
  做好授權與指導不要把猴子都背自己身上
  
  企業管理者應該盡量減少自己的時間中受下屬制約的時間,以擴大自己可自由支配的時間。然后利用這些時間來好好處理企業管理者最應該關注的問題。而大部分管理者幾乎從未意識到:他們大部分時間都在幫下屬解決問題。
  
  尤其是初創企業的管理者,更是喜歡親力親為,凡事都攬自己身上。當然這有節省成本等方面的原因,但隨著企業的發展,管理者的角色也要不斷地轉變。要學會培養指導下屬,做好授權。如果還像以前一樣把猴子都背自己身上,結果就是管理者瞎忙,員工成長不起來,還會抱怨發展空間小。
  
  提醒管理者一點,注意不要浪費下屬的時間。不妨“不恥下問”一下,問問員工:“我是否做了哪些浪費你們時間而又無效的事?”
  
  時間管理工具
  
  工具能幫助我們提高效率,提高生產力,F在移動端的繁榮也為我們提供了很多優秀的時間管理工具,比如doit.im、Carrot、Evernote、RememberTheMilk……但很多人最推崇的還是最簡單的工具——紙和筆,隨時記錄、查看、調整,當然最重要的工具是執行力和毅力、決心。
  
  最重要的是行動起來,執行下去
  
  知易行難。大道理我們都懂,最難的就是Justdoit,并且堅持下去。

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